Houden jullie rekening met een mogelijke piek in de werkplekbezetting? Maar is de daadwerkelijke kantoorbezetting lager dan 70%? Dan behoor je tot de grote groep organisaties die kiest voor het veilige gevoel van extra vierkante meters. De keuze voor deze dure vierkante meters zijn meestal gebaseerd op irritatie van werknemers en op de waarneming van een incidentele piekdag. Onze ervaring leert dat een bezetting van 100% niet voorkomt. Koerswijziging naar een hogere werknemer/werkplek ratio lijkt opportuun. Een uitdaging? In deze blog geven we tips over hoe je dit kunt aanpakken.
In alle eerlijkheid, weet je hoe vaak er een piekdrukte met een kantoorbezetting van meer dan 85% is? Dit betekent voor een kantoor met 200 werkplekken dat er minder dan 30 bureaus beschikbaar zijn. Komen deze pieken regelmatig voor of komt deze drukte in de kantoorbezetting als een verrassing? Uit onze gesprekken met klanten en uit de cijfers blijkt dat de meeste organisaties geen inzicht hebben en de extra vierkante meters aanhouden zonder dat de toegevoegde waarde ervan is bewezen. Er is een effectief en efficiënt alternatief! Neem een stap in de richting naar flexibiliteit met real-time en locatie-onafhankelijke informatie over de beschikbaarheid van werkplekken. Wij denken dat in veel werkomgevingen een flexibiliteit van 50% kan worden bereikt.
De eerste vraag is; welke risico’s zie je? Start met het in kaart brengen van de huidige situatie door inzicht in de bezetting van kantoren te genereren. Deel het inzicht met werknemers en leidt ze naar beschikbare werkplekken. Heroriënteer op basis van momenten met een lage bezettingsgraad en pas het kantoorvolume aan. Werknemers hebben op hun smartphone 24/7 real-time inzicht in de beschikbaarheid, met de mogelijkheid om beschikbare werkplekken te checken en te reserveren en collega’s op kantoor te zoeken. Ze beschikken over informatie waardoor ze zelf kunnen beslissen wanneer en waar ze gaan werken. Niemand reist zinloos naar een vol kantoor en door een gezamenlijke inspanning wordt de werkomgeving van jouw organisatie geoptimaliseerd. We schetsen hier natuurlijk een rooskleurig beeld en de kans is groot dat er weerstand komt, maar de huidige situatie is hoogstwaarschijnlijk niet inzichtelijk en in het slechtste geval zelfs onnodige kostbaar.
Neem vrijblijvend contact met ons op om het gesprek aan te gaan en te kijken wat we voor elkaar kunnen betekenen: marnix@iotspot.co
Krijg toegang tot de demo of vraag een gratis starter kit aan.