Wir haben vor kurzem einen Blog über die neue - hybride - Arbeitsweise und ihre Auswirkungen auf das Arbeitsplatzmanagement veröffentlicht. Es ist daher nicht überraschend, dass sich dadurch auch die Nutzung von Besprechungsräumen verändert hat. Als die meisten von uns während der Pandemie von zu Hause aus arbeiteten, fanden die Besprechungen über Zoom oder Teams statt, und die Besprechungsräume blieben leer. Jetzt, da wir - zumindest teilweise - ins Büro zurückkehren, ist es an der Zeit, die Nutzung des verfügbaren Raums kritisch zu betrachten.
Denn die Erwartung ist, dass wir nicht zur "alten Normalität" zurückkehren werden. Stattdessen werden Teams zunehmend von verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten - also asynchron - arbeiten. Das Büro ist nicht mehr nur ein Arbeitsplatz, sondern auch ein Ort der Begegnung und des Austauschs. So sieht die Zukunft aus. Mit Sitzungszimmern, die zunehmend für Online-Meetings oder "Kaffeeautomaten-Catch-ups" genutzt werden, einzeln oder in kleinen Gruppen.
Bedarf vs. Verfügbarkeit
Doch Büro- und Besprechungsräume sind teuer, und so ist es nur natürlich, dass sich immer mehr Führungskräfte fragen, ob sie überhaupt noch gebraucht werden. Manchmal haben die Mitarbeiter Schwierigkeiten, einen geeigneten Sitzungsraum zu finden, während man allgemein der Meinung ist, dass genügend Platz vorhanden ist. Warum ist das so? In der Regel liegt es einfach daran, dass die Verfügbarkeit nicht oder nur unzureichend den Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht.
Die Frage ist: Wie hoch ist die Auslastung der vorhandenen Tagungsräume? Wofür werden sie genutzt? Wie viele Personen nehmen an jeder Sitzung teil? Welche Räume bevorzugen die Mitarbeiter? Wie oft werden Besprechungsräume gebucht, aber dann doch nicht genutzt?
Mit anderen Worten: Wie viel Sitzungsraum wird wirklich benötigt?
Dies sind alles relevante Fragen, von denen jede einzelne enorme Auswirkungen hat, sowohl auf die Mitarbeiter, die einen Ort für ihre Treffen suchen, als auch auf die ständig steigenden Kosten für die Anmietung von Büroräumen.
Geister- und Zombietreffen
Allzu oft werden Räume für Sitzungen reserviert, die letztlich nicht stattfinden, aus welchen Gründen auch immer. Einmalige Sitzungen, zu denen niemand erscheint, auch Geistersitzungen genannt. Oder vielleicht noch ärgerlicher: eine Reihe von Meetings für denselben Tag und dieselbe Uhrzeit, die im Voraus anberaumt sind und mehrmals abgesagt werden, die so genannten Zombie-Meetings. Untersuchungen haben ergeben, dass bei Zombie-Meetings im Durchschnitt 40 % der Teilnehmer nicht erscheinen!
Meist wird einfach vergessen, den gebuchten Besprechungsraum zu stornieren. Oder die Räume werden Monate im Voraus gebucht und die Person, die die Besprechung (Serie) organisiert hat, hat das Unternehmen verlassen. Oder die Besprechung findet schließlich online oder in der Kaffee-Ecke statt.
In jedem Fall führt dies dazu, dass die Plätze ungenutzt bleiben, während sie gesperrt sind, und dass andere Arbeitnehmer leer ausgehen.
Selten voll
Ein weiterer Aspekt ist die Größe der Besprechungsräume. Die Mitarbeiter reservieren oft den Raum, den sie kennen, den, der ihrem Arbeitsplatz am nächsten liegt oder angeblich zu ihrer Abteilung gehört, oder den, der eine bestimmte Ausstattung bietet, zum Beispiel für Videogespräche. Immer derselbe Raum, unabhängig von der Anzahl der Teilnehmer an der Besprechung.
Außerdem werden die Räume oft auf der Grundlage der Gesamtzahl der Personen, einschließlich der Videoteilnehmer, gebucht, während die Zahl der physischen Teilnehmer natürlich führend sein sollte.
Das führt dazu, dass besonders große Sitzungsräume selten voll sind, während der Platzbedarf so groß ist, dass er keineswegs immer für Gruppensitzungen, sondern zunehmend für spontane Einzelgespräche und ungeplante Telefonkonferenzen genutzt wird. Wäre es in diesem Fall nicht viel effizienter, mehrere kleinere Besprechungsräume zur Verfügung zu stellen, statt einiger weniger großer Räume?
Messen heißt wissen
Aber natürlich gestaltet man Büro- und Besprechungsräume nicht einfach nur aus dem Bauch heraus neu. Dazu braucht man Einblicke. Einsicht in den Belegungsgrad der verschiedenen Räume und ihre Nutzung.
Werden große Räume strukturell für eine viel kleinere Teilnehmerzahl gebucht? Werden Sitzungen oft vorzeitig beendet oder finden sie gar nicht erst statt? Welche Ausstattung wird verwendet?
Nur mit diesen Erkenntnissen können Sie herausfinden, wie hoch der Bedarf in Bezug auf Anzahl, Größe und Funktionalität ist. Nur so können Sie die richtige Kapazität bestimmen und die Nutzung der verschiedenen Räume optimieren.
Intelligente Sensoren
Eine manuelle Messung ist bei dieser Aufgabe nicht sinnvoll. Zum einen, weil sie zeitaufwendig und fehleranfällig ist, und zum anderen, weil die Mitarbeiter ihr Verhalten - bewusst oder unbewusst - einfach anpassen, sobald sie wissen, dass sie beobachtet werden. Leider ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie nach dem Messzeitraum wieder zu ihrem alten Verhalten zurückkehren.
Die einzige Möglichkeit, zuverlässige Daten zu sammeln, besteht darin, jeden Raum mit Sensoren auszustatten. Ein Sensor, der kontinuierlich die Belegungsrate misst, und einer, der die Anzahl der Personen im Raum dank einer intelligenten Technologie zählt, die die Silhouetten der Menschen erkennt, selbst wenn sie still sitzen. Hinzu kommt ein Klimasensor, der den CO2-Gehalt, die Temperatur und die Luftfeuchtigkeit misst; Werte, die zu einer angenehmen Luftqualität beitragen, in der die Menschen produktiv arbeiten können.
Mit den Sensoren für Besprechungsräume von iotspot wissen Sie im Handumdrehen, ob die verschiedenen Räume effizient genutzt werden. Die Dashboards zeigen Echtzeitdaten an, sodass Sie stets den Überblick behalten und Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten treffen können. Entscheidungen, die einen großen Einfluss auf die Steigerung der Produktivität und die Senkung der Bürokosten haben können.
Super einfach über die App oder den Browser zu buchen
Neben cleveren Sensoren bietet die Smart-Workspace-Plattform von iotspot auch eine App, mit der Mitarbeiter nicht nur prüfen können, welcher Besprechungsraum verfügbar ist, sondern diesen auch ganz einfach vom Büro oder von zu Hause aus buchen können. Auf diese Weise verlieren sie keine Zeit mehr mit der Suche nach einem freien Raum. Die App kann u.a. mit Google Calendar und Microsoft Outlook 365 integriert werden.
Wenn die Mitarbeiter im Büro ankommen, führt die App sie zu dem gebuchten Besprechungsraum. Die LED-Beleuchtung an jedem Raum zeigt an, ob er verfügbar (grün), belegt (rot) oder gebucht (blau) ist. Durch das Scannen eines NFC-Tags können die Räume auch direkt vor Ort gebucht werden.
Dank der No-Show-Funktion im Sensor werden Besprechungsräume, die zum reservierten Zeitpunkt nicht besetzt sind, automatisch freigegeben, so dass die App immer Echtzeitinformationen anzeigt. Wenn ein Raum für eine Reihe von wiederkehrenden Besprechungen gebucht ist, von denen drei hintereinander abgesagt werden, wird der Raum für den Rest der Reihe freigegeben und eine Benachrichtigung an den Organisator gesendet.
Das Ergebnis? Optimale Nutzung der Besprechungsräume und erhöhte Arbeitsfähigkeit für die Mitarbeiter!
Produktiv und effizient zusammenarbeiten
Tatsache ist, dass sich das Arbeitsumfeld in den kommenden Jahren weiter verändern wird. Das ist einer der Gründe, warum viele Unternehmen und Organisationen auf der Suche nach einer neuen Art des Arbeitens sind. Eine neue Büroumgebung, die die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt, aber auch praktikabel - und bezahlbar! -für die Organisation.
Gerade weil das Arbeitsumfeld so wechselhaft ist, ist es wichtig, flexibel zu bleiben und keine Entscheidungen zu treffen, die sich in der Praxis als untauglich erweisen.
Dank der Smart-Workspace-Technologie von iotspot können Sie die Nutzung der verschiedenen Räume kontinuierlich überwachen und weiterhin dynamisch auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter reagieren. Auf diese Weise können Sie die Zusammenarbeit fördern und die Produktivität und Effizienz von Besprechungen steigern.
Sind Sie neugierig, wie unsere Smart-Workspace-Plattform Ihr Unternehmen innerhalb weniger Tage verändern kann? Unser Team ist für Sie da. Vereinbaren Sie einen Termin für ein Gespräch oder eine Demo! Wir freuen uns, Ihnen auf Ihrem Weg zu helfen.
Über iotspot
Bei iotspot dreht sich alles um die Menschen im Arbeitsumfeld. Um Vertrauen, Transparenz, Zusammenarbeit und Offenheit. Alles, was wir tun, ist darauf ausgerichtet, den Menschen die Möglichkeit zu geben, selbst zu entscheiden, wann, wo und mit wem sie arbeiten möchten. Das Büro ist der Ort, an dem man das Team und die Kollegen trifft.
Die iotspot Smart Workspace Plattform unterstützt Unternehmen dabei, diese Art des Arbeitens zu ermöglichen. Sie schafft ein attraktives Arbeitsumfeld und sichert eine nachhaltige Zukunft.
In den letzten Jahren hat sich iotspot zu einer Organisation mit einem motivierten Team und einem wertvollen Partnernetzwerk entwickelt. Gemeinsam streben wir danach, den besten Service, die besten Produkte und die besten Innovationen anzubieten.
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